Pentru instituțiile publice, Ordonanța de urgență nr. 38/2020 care impune primirea online a documentelor semnate electronic de persoanele fizice și juridice generează o serie de efecte secundare importante. Primul este obligativitatea adoptării unei soluții de registratură care să permită procesarea documentelor în format electronic. Al doilea este că același sistem trebuie să permită și preluarea documentelor „clasice“ pe hârtie, pentru ca instituțiile să nu utilizeze simultan două sisteme de înregistrare.

Ce spune Legea despre înregistrarea documentelor

Pentru a lămuri situația, este util să pornim de la cadrul normativ în vigoare.
În cazul documentelor în format fizic, Legea 16/1997 cu privire la înregistrarea şi arhivarea documentelor, prevede la Capitolul III, Secțiunea I Evidența documentelor, că deţinătorii și creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite pe baza unui registru. Dacă acesta este fizic sau electronic, rămâne la alegerea instituției respective.
Regimul documentelor în format electronic este reglementat de Legea 135/2007, care precizează în mod explicit (la Capitolul IV, Art. 9.1) că administratorul arhivei electronice este obligat să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor în formă electronică în cadrul unui registru tot în format electronică.
Prin urmare, o soluție de registratură electronică acoperă ambele scenarii de lucru. În plus, o astfel de soluție răspunde nu doar cerințelor legale, ci crește și productivitatea serviciului prin posibilitatea introducerii unor automatizări.

Care sunt cele mai frecvente automatizări solicitate

Soluțiile de Registratură electronică pe care le-am livrat în ultimii ani includ o componentă importantă de automatizare a sarcinilor de rutină. Iată câteva dintre cele mai frecvente solicitări pe care le-am primit de-a lungul timpului din partea instituțiilor publice cu care colaborăm:

• crearea de fluxuri automate de alocare a cererilor și de procesare a anumitor categorii de documente, definite pe organigrama instituției respective
• introducerea automată a termenelor standard pentru rezolvarea anumitor tipuri de solicitări și care pot fi modificate ulterior de utilizatorii finali ai soluției
• generarea și printarea de coduri de bare (pe baza numărului de registru) care permit ca documentele scanate pe care sunt lipite să fie atașate automat dosarului de caz
• indexarea automată a conținutului fișierelor de tip text, inclusiv a celor obținute prin OCR-izarea documentelor scanate.

Astfel de automatizări completează și cresc performanța funcționalităților „generice“ pe care le oferă în prezent majoritatea soluțiilor de registratură electronică și care constau în: • înregistrarea documentelor interne și externe, • realizarea de căutări și sortări în mai multe documente, • urmărirea termenelor de finalizare asociate, • utilizarea de nomenclatoare, • atașarea de fișiere electronice, • printarea și exportul documentelor etc.

Personalizarea soluției

O altă solicitare des primită din partea clienților din administrația publică este cea de a putea crea rapid mai multe puncte de lucru. Este o opțiune utilă mai ales în perioadele de vârf – cum a fost cea de distribuie a cardurilor cu vouchere sociale – pentru că permite fluidizarea proceselor de înregistrare și eliberare, numerele fiind date din registrul unic, indiferent de locul unde a fost înregistrată cererea.

În topul cererilor venite din partea instituțiilor publice cu care lucrăm se mai află însă și: • adăugarea de noi categorii de date de înregistrare, • definirea și lucrul cu registre multiple, sincronizate între ele, • personalizarea interfețelor și crearea de interfețe dedicate pentru dispozitivele mobile, • definirea de fluxuri pentru repartizarea multiplă a documentelor, • crearea de filtre pentru căutări avansate după mai multe criterii, • monitorizarea modificărilor aduse unui document și salvarea lor etc.

Nu în ultimul rând, un aspect care a devenit critic o dată cu adopția GDPR a fost controlul accesului la informațiile cu caracter personal (CNP/CUI, date de asigurări sociale, date de contact etc.). De exemplu, dacă un utilizator al soluției de registratură accesează informațiile aferente unui număr de registru, fără însă ca acest număr de registru să-i fi fost alocat spre rezolvare, atunci el nu trebuie să poată vizualiza informațiile cu caracter personal și nici documentele asociate înregistrării.

După cum se poate vedea, chiar dacă domeniul de lucru este în principiu același, cerințele instituțiilor și autorităților publice sunt variate. Echipa PRAS are la activ mai multe implementări în sectorul public și am lansat încă de acum doi ani o soluție care permite instituțiilor să semneze documentele digital şi să respecte cerințele legislative ale OUG nr. 38/2020 Pentru mai multe detalii și referințe despre soluțiile și serviciile pe care le oferim ne puteți contacta.