Recenta Ordonanţă de urgenţă nr. 38/2020, privind obligativitatea instituțiilor publice de a emite și de a primi online documente semnate electronic, a pus numeroase instituții publice într-o situaţie inedită. Au devenit peste noapte obligate să uite de hârtie şi să proceseze documente semnate digital. Demersul legislativ, chiar dacă este dictat de criza Covid19, are un impact pozitiv asupra digitalizării administraţiei publice. Dincolo de respectarea distanţării sociale, trecerea la documente digitale va avea efecte benefice pe termen lung şi va duce la simplificarea şi eficientizarea relaţiei administraţie-cetățeni. Mai mult, va genera şi economii, pentru că documentele pe hârtie au costuri mult mai mari de producţie, manipulare şi arhivare.
Semnează documentele digital
Pe baza acestor premise am construit o soluţie dedicată administraţiei publice: “Semnează Documentele Digital”. Am integrat binecunoscuta tehnologie Microsoft Sharepoint (peste 190 de milioane de utilizatori la nivel global) cu elemente de securitate şi semnătură electronică certificată, ambele furnizate prin parteneriat cu Dataeye Consulting. Soluţia poate fi livrată din cloud sau on premises, în funcţie de preferinţele sau infrastructura IT a beneficiarului.
Ce oferă această soluţie?
Pe scurt, orice instituție publică poate trece la o interacţiune 100% digitală cu cetăţenii, fără ca acest pas să afecteze modul de lucru, trasabilitatea informaţiei şi colaborarea între diversele Servicii sau Departamente.
De ce Sharepoint?
Pentru că este o soluţie care excelează la document management şi colaborare şi are probabil cel mai bun raport preţ/funcţionalităţi. Oferă flexibilitate maximă şi acoperă întreg ciclul de viaţă al unui document, de la înregistrare la arhivare. Funcţionează ca un Intranet (un website intern) unde utilizatorii accesează, editează şi partajează documente, într-un mod securizat, de pe orice dispozitiv care rulează un browser.
Bazată pe Microsoft Sharepoint, soluţia noastră oferă:
Semnătura digitală pe care o integrăm este furnizată de Dataeye Consulting pe o certificare AlfaTrust şi face dovada identităţii în orice tip de tranzacţii electronice. Aceste certificări sunt folosite pentru depunerea declarațiilor on-line în relațiile cu Instituțiile de Stat (ANAF, ITM, ONRC), a decontărilor către Casa Națională a Asigurărilor de Sănătate (CNAS), depunerea documentaţiilor pe SEAP etc.
Dintr-o perspectivă operaţională, soluţia „Semnează Documentele Digital” permite: primirea și înregistrarea cererilor spre soluționare, înregistrarea acestora în cadrul structurilor interne, semnarea documentelor de către persoanele avizate, expedierea şi ulterior clasarea acestora în vederea arhivării. Timpul de implementare poate fi scurt (câteva zile), însă depinde atât de mărimea organizaţiei cât şi de fluxurile pe care circulă documentele. Un avantaj major este uşurinţa în utilizare, chiar şi de către angajaţii mai puţin familiarizaţi cu tehnologia. Tot ceea ce au nevoie este un PC conectat la Internet şi o adresă de e-mail. Practic, cu soluţia Pras, orice instituţie publică poate să se conformeze cerinţelor Ordonanţei, într-un termen foarte scurt (zile).
Pentru informaţii suplimentare şi demo, contactaţi-ne.
