De peste patru decenii lumea visează la mirajul „Paperless“. Mai ales acum, când vorbim tot mai frecvent de digitizare – a proceselor de business, a mediului economic și a societății în general.
Și totuși nu există nici azi companie sau instituție de stat din România în care să nu existe – de-a pururi parcă – birouri pe care se află cel puțin un vraf de hârtii, dulapuri burdușite cu dosare și camere pline cu bibliorafturi prăfuite pe care nu le-a mai atins nimeni de ani de zile.
Dar care trebuie păstrate cincinale, pentru că așa prevede legea:

  • 50 de ani statele de salarii;
  • 10 ani registrele de contabilitate și documentele justificative;
  • 5 ani notele de recepție, bonurile de predare, dispozițiile de livrare, fișele de magazie, listele de inventariere, chitanțele, dispozițiile de plată, dar și cele de încasare, borderourile, deconturile, ordinele de deplasare și... Mai sunt!

Per total, metri cubi de hârtie și carton. Care trebuie însă păstrați cu grijă pentru că – dacă vine controlul și nu le aveți – Codul de Procedură Fiscală stipulează la art. 336, alin. 2, lit. C că sunteți pasibili de amendă.
Ce-i drept, tot în Codul de Procedură Fiscală – dar la art. 109 – se prevede că evidențele contabile și fiscale pe suport de hârtie pot fi păstrate și în cadrul unei societăți autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare. Și gata – scăpați de munții de dosare și de spațiile de depozitare!
Uneori însă e mai rău. Vă prezentam într-o postare anterioară despre utilitatea și necesitatea backup-ului un „caz“ de acum doi ani, dar la fel de instructiv și azi: în 2017 depozitele unei firme specializate în arhivarea documentelor în format fizic au luat foc. Incendiul a fost stins definitiv abia după 10 zile. Victimele – 170 de companii care dăduseră actele în grija respectivei firme.

„Cazul“ citat este, evident, o excepție. Dar ați calculat vreodată câte documente pierde compania voastră în fiecare an? Și cât vă costă să refaceți un singur document dispărut? Și cât timp pierdeți efectiv?
Mai mult ca sigur că nu ați făcut-o, dar sigur v-ați confruntat cu astfel de situații. Statisticile spun că, anual, orice companie pierde, în medie, între 3 și 8% din documentele fizice cu care lucrează. Iar refacerea lor poate să consume și până la 40% din timpul de lucru al angajaților și 20% din costurile cu salariile (conform Gartner).

Soluție la toate aceste probleme există și încă de pe la începutul anilor '90, de când aplicațiile de Document Management (DM) au început să fie lansate pe piață. În trei decenii, oferta s-a diversificat într-atât de mult încât la momentul actual soluțiile DM au ajuns să fie accesibile oricărei companii. Iar beneficiile sunt universal valabile, indiferent de ordinul de mărime sau domeniul de activitate:

  • Reducerea riscului de pierdere și deteriorare a documentelor;
  • Economii de timp la crearea și regăsirea documentelor;
  • Mărirea productivității angajaților și a eficienței fluxurilor de lucru;
  • Reducerea consumului de hârtie și consumabile aferente printării/ copierii;
  • Economii de spațiu în birouri și scăderea costurilor generate de închirierea/extinderea spațiilor necesare arhivării documentelor în format fizic;
  • Creșterea gradului de securitate al accesului la informație.

Sunt câștiguri reale pe care vă putem ajuta să le concretizați rapid, în funcție de nevoile specifice companiei voastre și în conformitate cu prederile Legii privind arhivarea electronică a documentelor (nr. 135/2007).

Poate însă că trecerea dintr-o dată la o soluție DM „tradițională“ reprezintă un salt prea mare pentru compania voastră și ați vrea mai repede să începeți cu pași mici. Vă putem ajuta și în acest caz – deținem în portofoliu o soluție cu ajutorul căreia puteți gestiona centralizat atât documentele în format fizic, cât și pe cele electronice.

Udocx (Unified DOCument eXchange) este o soluție Cloud-based cu peste 9.000 de clienți din 40 de țări care o folosesc ca serviciu de procesare securizată a documentelor, respectiv pentru a le scana, arhiva, transmite și imprima oriunde în lume. Aplicația e gândită să funcționeze cât mai simplu, pe principiul „one-click“ și poate fi configurată și automatizată astfel încât să se adapteze oricărui flux de lucru din compania voastră. Practic, cu Udocx scăpați de orice bătăi de cap cu implementarea, costurile de licențiere, hardware-ul dedicat ș.a.m.d. Soluția e livrată ca serviciu din Microsoft Azure, ceea ce înseamnă din start că asigură un nivel garantat de disponibilitate și securitate și că este conformă cu cerințele GDPR. Stocarea documentelor digitalizate o puteți realiza fie pe serverele proprii sau la un furnizor de servicii Cloud, în cazul în care optați pentru versiunea SharePoint, fie direct în contul Office 365 (pentru versiunea omonimă).
Dacă este simplu de utilizat nu înseamnă însă că Udocx nu are și funcționalități avansate. De exemplu, cu „Form Recognition“ puteți stabili ca anumite porțiuni de text, date numerice, coduri de bare etc. din zone predefinite ale unui document să fie utilizate drept identificatori ai tipului acestuia și astfel să fie asociate automat unui anumit workflow predefinit sau unei zone dedicate de stocare/arhivare.

E doar un exemplu dintr-o gamă mult mai mare de posibilități. Dacă doriți să aflați detalii, contactați-ne și vă vom arăta nu doar cât de ușor este de folosit, ci și cum vă poate simplifica munca și scăpa de riscul dispariției documentelor.