După doi ani și jumătate de la debutul pandemiei, modul de lucru de hibrid a devenit uzual, iar soluțiile de video conferință – parte din rutina cotidiană a angajaților: 80% dintre ei le folosesc zilnic în întâlnirile 1:1, iar 78% – pentru lucrul în echipă.
La rândul lor și angajatorii sunt mulțumiți de noile unelte: 55% dintre ei afirmă că videoconferințele cresc angajamentul angajaților, iar trei sferturi din directorii executivi sunt deciși să utilizeze exclusiv comunicarea video în cadrul companiilor lor.
Există însă și un revers al medaliei – 75% dintre angajați afirmă că organizațiile pentru care lucrează nu sunt încă pregătite pentru adopția modului de lucru hibrid. Iar printre criticile invocate se numără și calitatea slabă a soluțiilor de videoconferință folosite de angajatori.
Este o nemulțumire parțial justificată, având în vedere că majoritatea companiilor care au adoptat lucrul la distanță au făcut-o în regim BYOD (Bring Your Own Device), respectiv au acordat angajaților libertatea de a-și folosi propriile device-uri – laptop, desktop, smartphone, tabletă etc. – în scopuri profesionale. De multe ori însă performanța dotărilor personale este sub nivelul necesar pentru ca platformele de video-colaborare (Teams, Zoom, Webex) să asigure calitatea optimă. Realitatea este că majoritatea camerele video integrate în laptop-uri (mai ales cele entry-level sau de generație mai veche) dar și webcam-urile externe obișnuite nu oferă calitatea dorită și de aici provine o bună parte din „reproșurile“ aduse de angajați. Dacă va confruntaţi cu astfel de situații, soluția este simplă și la îndemână – investiți în echipamente dedicate pentru video-colaborare.
Avantajele unui echipament dedicat
Statisticile arată că mai multe de trei sferturi (77%) dintre angajați participă la video meetings folosind laptop-urile proprii. E adevărat, laptop-urile integrează webcam-uri, dar menirea lor principală nu este cea de a servi ca soluții de videoconferință. Încă din pandemie au apărut echipamente dedicate (Lenovo Smart, Yealing Teams Phone, Webex Desk Mini, spre exemplu) dotate cu ecran, camera, microfon şi speaker şi cărora li se asociata un cont de utilizator.
Aceste echipamente sunt special concepute pentru video-colaborare și integrează componente audio și video cu performanțe peste medie. De exemplu, microfoanele încorporate asigură o captare mult mai fidelă a sunetului prin funcții de tip „Speaker tracking“ dar și atentuarea zgomotelor de fond (Noise Cancelling). De asemenea, camerele video au rezoluţie superioară, permit unghiuri largi, precum și încadrarea automată a vorbitorului etc. Totodată, majoritatea echipamentelor disponibile pe piață permit conectarea de periferice (tastatură și mouse) pentru editarea de documente, includ capabilități de whiteboarding pentru interacțiuni în timp real asupra fișierelor partajate, oferă suport pentru înregistrarea apelurilor video etc.
În mod evident, echipamentele dedicate de videoconferință oferă o experiență de comunicare și colaborare mult îmbunătățită pentru utilizatori. Explicația este simplă: majoritatea angajaților care participă la videoconferințe practică, tacit sau explicit, multi-tasking-ul. Ceea ce înseamnă că, pe durata sesiunii video, folosesc diverse aplicații – în scopuri profesionale sau nu –, iar dacă nu există resursele hardware și lățimea de bandă necesare, situația se transformă inevitabil într-o experiență frustrantă. Folosind însă un echipament dedicat de videoconferință toate aceste probleme dispar: angajații își pot utiliza liniștiți laptop-urile sau orice device-uri doresc, fără riscul ca imaginea să „înghețe“ sau să-i deranjeze pe ceilalți participanți atunci când tastează ceva.
Ce câștigă organizația?
Toate aceste câștiguri cresc nivelul de implicare a angajaților, argument deloc de neglijat pentru companii în condițiile în care sindromul de „Zoom fatigue“ este tot mai frecvent. Prin urmare, oamenii vor fi mai puțin deranjați de participarea la videocall-uri, iar productivitatea va fi mai bună. Totodată, aceste echipamente sunt uşor de administrat și securizat. Singurul lor scop este comunicarea audio-video și sunt folosite strict în scopuri profesionale. Astfel, departamentele IT nu se mai confruntă cu problemele specifice modelului BYOD. Un exemplu relevant în acest sens este fenomenul de „Shadow IT“, frecvent atunci când utilizatorii finali nu respectă politicile de securitate, respectiv recomandările de aplicații și servicii considerate ca sigure și legitime de departamentul IT.
Oferta de astfel de produse s-a diversificat foarte rapid în ultimi doi ani, pe piață existând soluții atât de la liderii pieței – Cisco, Microsoft, Zoom sau Google –, cât și de la producători hardware consacrați, precum Lenovo, Asus sau Logicom. Pe de altă parte, fiecare producător oferă mai multe categorii de echipamente, de la cele recomandate pentru utilizatori individuali, care lucrează de acasă, până la soluții pentru echipe cu mai mulți membri sau pentru realizarea de videoconferințe cu zeci sau chiar sute de participanți.
Video-colaborarea nu este însă un aspect ce trebuie neglijat. Consumă timp și energie, iar dacă nu se desfăşoară în condiţii optime poate deveni o sursă de stres. Preţurile acestor echipamente nu sunt prohibitive și credem că sunt o alegere necesară mai ales pentru utilizatorii cheie, care participă activ sau pasiv la multiple sesiuni de video-comunicare: şefi de departamente, coordonatori de echipe, directori de vânzări etc.
Dacă aveţi nevoie de suport în alegerea unui astfel de echipamente sau în configurarea unei platforme de video-colaborare ca Microsoft Teams, nu ezitaţi să ne contactaţi, pe orice canal de comunicare aveţi la dispoziţie.
Surse date statistice:
