Şedinţele lungi sunt simptomul unei organizări defectuoase.

Şedinţele sunt de două feluri: prea lungi şi eterne.

Sedinţele evoluează cu viteza celei mai încete minţi din încăpere.

Orice angajat, indiferent de poziţia pe care o ocupă într-o companie, ştie că şedinţele sunt un rău inevitabil. De exemplu, într-un articol publicat în Harvard Business Review în urmă cu doi ani - şi intitulat sugestiv „Stop the Meeting Madness“ - se arată că 65% dintre senior manageri consideră că şedinţele îi împiedică să îşi îndeplinească sarcinile de serviciu. Asta în timp ce 71% le apreciază ca fiind total neproductive şi ineficiente.
La nivelul angajaţilor situaţia este cu totul alta:

  • 96% dintre ei nici măcar nu ajung la ședință;
  • 91% admit că au momente în care pierd firul discuţiilor şi se pierd în momente prelungite de visare cu ochii deschişi
  • 39% recunosc, pur şi simplu, că au adormit de-a dreptul în timpul şedinţelor.

(Sursa: „You waste a lot of time at work“)

Concluzia e evidentă: pentru majoritatea angajaţilor şedinţele reprezintă cea mai eficientă metodă de irosire a timpului la muncă.
Şi totuşi fără ele nu se poate!
Închipuiţi-vă numai cum ar fi fără şedinţele săptămânale de vânzări. Sau fără cele de planificare a campaniilor de marketing. Fără întâlnirile de analiză a randamentului angajaţilor sau reuniunile consiliilor executive.
Haos!

Ei bine, aici intervenim în scenă noi şi tehnologia, pentru a vă mai uşura inevitabilă corvoadă a şedinţelor. Iar soluţiile pe care vi le propunem sunt simplu de utilizat, nu sunt costisitoare, nu necesită implementări complicate şi - mai ales! - sunt eficiente.

Prima dintre ele este suita Teams, care vine la pachet cu Office 365. Produsul de la Microsoft este gândit pentru a uşura munca în echipă, dar poate fi utilizat cu succes şi pentru a putea intra în contact audio-video cu angajații mobili oricând şi oriunde s-ar afla aceştia şi de a partaja în mod sigur documente cu ei. Practic, cu Teams orice absență la o şedinţă justificată cu alibiuri de genul: „Scuze, şefu', am fost blocat în trafic...“ sau „A trebuit să stau cu ăla micu' că nevastă-mea a plecat în provincie...“ devine inutilă. Iar lista de posibilităţi pe care v-o oferă soluţia Microsoft este nelimitată, pentru că suita se extinde constant cu noi funcţionalităţi: de la Whiteboarding, prin care mai mulţi utilizatori pot interveni în timp real pe un document comun, până la Workplace Analytics, prin care puteţi descoperi noi oportunităţi de îmbunătăţire a lucrului în echipă. În plus, puteţi testa suita Teams gratuit, iar specialiştii PRAS vă pot ajuta să alegeţi modelul de licenţiere care răspunde cel mai bine nevoilor companiei dvs.

O a doua soluţie care vă poate ajuta să creşteţi eficiența şedinţelor face-to-face – căci nici fără de ele nu se poate - este ClickShare de la Barco.
Ideea este simplă: aproape trei sferturi dintre participanţii la o şedinţă îşi aduc cu ei laptop-ul, smartphone-ul sau tableta, iar mai mult de jumătate dintre aceștia o fac pentru că doresc să partajaze informaţii şi documente cu ceilalţi participanţi (conform unui studiu Ovum). Dar în numeroase cazuri nu reuşesc pentru că: accesul la proiector este limitat, întotdeauna va lipsi un adaptor fără de care nu se poate realiza conexiunea, formatul prezentării salvate pe stick este incompatibil cu cel pe care îl poate reda laptop-ul conectat s.a.m.d.
Ei bine, Barco vă scuteşte de toată această bătaie de cap. Ba mai mult, creşte și nivelul de interactivitate al „reuniunii“ (deci adio reverii şi picoteli...) pentru că participanții se pot conecta facil oricând. Cu ClickShare prezentările pot fi făcute wireless direct de pe device-ul pe care se află - laptop, smartphone sau tabletă - fără a fi nevoie să ajustaţi rezoluţia proiectorului sau ca imaginea să fie distorsionată. Sistemul Barco este compatibil cu toate sistemele de operare uzuale (Windows, Mac OS, Android şi iOS) și este compus dintr-o serie de echipamente USB (așa-numitele „butoane“) şi o unitate centrală conectată la sistemul de prezentare al sălii (proiector, display etc.) Atunci când un participant doreşte să prezinte conţinutul aflat pe echipamentul său, nu trebuie decât să conecteze un „buton“ într-un port USB, să îl activeze şi conţinutul este livrat wireless, via unitatea centrală, către sistemul de prezentare. Simplu, eficient şi fără bătăi de cap. Ba mai mult, ClickShare vă permite să afişaţi simultan două, patru sau chiar opt prezentări pe unul sau două ecrane. Şi în acest caz vă putem ajuta să alegeţi soluţia Barco adecvată companiei voastre, în funcţie de nevoi, număr de utilizatori simultani, participanţi la şedinţe etc.

Iată deci că tehnologia vă poate ajuta să scăpaţi de calvarul şedinţelor şi să vă valorificaţi eficient timpul. Dacă doriţi să aflaţi cum şi cât de ușor puteți face acest lucru, contactaţi-ne!