La finalul lunii august, CJ Ilfov a anunțat oficial finalizarea unui prim proiect de digitalizare a instituției, în care Pras Consulting a fost principalul partener tehnologic. Finanțat prin Programul Național Capacitate Administrativă 2014-2020, proiectul a vizat digitalizarea serviciilor publice pe care CJ Ilfov le oferă cetățenilor, persoane fizice sau juridice. Pentru a-și atinge obiectivul, proiectul a avut două componente principale: un portal de servicii digitale prin care să fie gestionate interacțiunile cu cetățenii și un sistem de Gestiune a Documentelor și a Fluxurilor de lucru interne.
Echipa Pras Consulting a fost implicată în proiectarea soluției tehnice și în implementarea efectivă a tuturor componentelor proiectului.
Portal de servicii digitale
Ilfovul este județul cu cea mai mare creștere a numărului de locuitori din ultimii 30 de ani. Pentru a satisface cerințele de interacțiune online, Consiliul Județean a dezvoltat un portal de servicii electronice care permite depunerea de cereri și documente asociate, efectuarea de plăți online și solicitarea de informații/programări la audiențe. Practic, principalele servicii ale CJ Ilfov sunt acum digitalizate, iar cetățenii pot efectua online operațiuni precum:
Pentru fiecare solicitare, cetățenii sunt informați asupra documentelor necesare și a pașilor de efectuare. Pentru accesarea serviciilor online, este necesară realizarea unui cont de utilizator.
În secțiunea plăți online, pot fi achitate majoritatea taxelor, impozitelor și amenzilor, atât de către persoane fizice, cât și juridice, de asemenea, prin corelarea cu datele existente în contul de utilizator. Portalul mai găzduiește și o secțiune de Resurse Umane, unde sunt prezentate posturile disponibile în cadrul instituției.
Sistem de Document Management
În spatele acestui portal de servicii digitale se află un sistem complex care gestionează documentele depuse de cetățeni, precum și fluxurile de lucru asociate. Sistemul este utilizat exclusiv de funcționarii publici și se mapează pe procesele interne ale instituției.
Printre funcționalități se numără:
Accesul la sistemul de document management este securizat, cu drepturi pe categorii de angajați, iar stocarea datelor confidențiale respectă cerințele GDPR.
Ambele componente au fost realizate pe tehnologii noi și permit dezvoltări ulterioare și adăugarea de noi funcționalități. Proiectul a inclus și o componentă de training. Împreună cu beneficiarul, PRAS Consulting s-a asigurat că funcționarii publici sunt instruiți corespunzător pentru utilizarea sistemului și trecerea la un nou mod de lucru. Doar astfel, sistemul poate aduce o creștere semnificativă de eficiență în relație cu cetățenii.
