Microsoft Partner
RO | EN
cautare

Migrare de la Linux la Microsoft Exchange Server 2010

GLOBAL REMOTE SERVICES


"In afacerea pe care am dezvoltat-o conteaza foarte mult informatia pe care o primesti si o transmiti. Daca nu ai o stabilitate a sistemului, risti sa pierzi enorm. Acum lucrurile s-au schimbat: sistemul cel nou este foarte stabil, 99,9% din timpul de functionare. Am dorit sa avem o solutie de mare actualitate si suntem foarte multumiti. Merita sa faci aceasta investitie", spune Cosmin Raducu-Efrim, Director General, Global Remote Services.

Acest studiu de caz se refera la prima implementare MS Exchange 2010 in Romania si a fost creat si publicat de Microsoft Romania la lansarea comerciala a produsului. Puteti sa-l accesati pe site-ul Microsoft
aici.

Despre organizatie
Global Remote Services - sau GRS - este un call-center infiintat in 2004 de catre doi actionari, cetateni italieni si totodata una dintre cele mai longevive companii de acest gen din Romania.

GRS ofera astazi o gama larga de servicii de tip Customer Service si a devenit, in timp, unul dintre cei mai importanti furnizori de servicii complete din piata call-center-urilor independente din Romania.

In aceasta companie, ceea ce este cunoscut sub denumirea generica de front-desk sau customer care - adica relationarea cu diferiti clienti ai companiilor-client, prin telefon si e-mail, cu raspunsuri prompte la intrebarile si solicitarile acestora - este doar una dintre activitati.

In plus, GRS presteaza si alte servicii: vanzare prin telefon, crearea unor baze de date prin culegerea si introducerea informatiilor solicitate de catre companiile-client, cercetare directa si sondaje de opinie prin telefon si activitati care stau la baza conturarii unor campanii de marketing.

"In cei cinci ani de cand suntem prezenti in piata de profil am cam facut tot ceea ce inseamna Contact Center, inclusiv organizari de festivitati, de intalniri cu grupuri mari de participanti. Si putem spune cu mandrie ca, in tot acest timp, nu am pierdut nici un client", subliniaza Cosmin Raducu-Efrim, Director General al Global Remote Services.

In ultimii ani, GRS si-a extins constant activitatea. Si, chiar daca in aceasta perioada cele mai multe companii se considera a fi in plina criza economica, GRS se afla, in continuare, in crestere.

Situatia initiala
O data cu cresterea activitatii si a numarului de angajati, a crescut si traficul de e-mail-uri. Cei peste 200 de angajati - pe care ii are in prezent GRS - folosesc, in comunicarea lor cu clientii diferitelor companii din Italia, Romania si alte tari ale lumii, atat telefonul cat si computerul.

Cand GRS si-a inceput activitatea, cu cinci ani in urma, avea 20 de calculatoare pe care angajatii sai lucrau in ture. Astazi, detine un total de 130 de computere si mai multe servere, conectate in retea.

Andrei Suciu este Director Vanzari la PRAS Consulting, compania IT care administreaza - in outsourcing - sistemul informatic al GRS. El explica: "Pana acum, pentru mesagerie au avut un server Linux, care era folosit strict pentru e-mail. Dar compania s-a extins si numarul de angajati a crescut, pana a ajuns sa fie de zece ori mai mare decat la inceput. Si atunci, sistemul de comunicare nu a mai corespuns..."

O data cu marirea traficului de comunicare, crescuse si volumul de munca necesar gestionarii e-mailului pe sistemul Linux.

"Pentru Linux, da, exista documentatie, exista forumuri dar, totusi, esti limitat. Unde ai niste lucruri foarte bine puse la punct, nu te poti baza pe un grup de discutii pentru a gasi o solutie la o cerere care arde", mai spune Andrei Suciu.

La randul sau, Cosmin Raducu-Efrim, Director General al Global Remote Services, spune: "Cam 30-40 dintre noi, cei care pastram legatura cu clientii directi, lucram intens cu mesageria electronica si, in decursul unui program de opt ore, fiecare trimitem circa 40-50 de mesaje. In toate contractele avem termene; unele raportari, de exemplu, trebuie negresit sa fie trimise la o ora prestabilita. Apareau insa probleme in livrare: trecea mult timp din momentul in care aceste documente intrau in server si pana plecau, de multe ori se blocau si trebuia sa oprim serverul, pentru mentenanta. Iar nerespectarea termenelor putea genera atat penalitati contractuale imediate cat si alt tip de daune cu implicatii imediate asupra relatiei cu clientul direct si a imaginii companiei..."

Si totusi, o vreme, specialistii de la PRAS s-au descurcat si cu vechiul sistem de comunicare. Au luat de pe forumuri si au folosit tot felul de mici programele sau scripturi. S-au transformat in programatori, la fiecare proiect nou, pentru ca sa asigure compatibilitatea sistemului cu cerintele clientului. Iar aceasta insemna o crestere permanenta a costurilor financiare si de timp. Pana cand... "Au inceput sa apara probleme, e-mail-ul sa pice, sa aiba intarzieri in livrarea de rapoarte catre clienti... Sistemul Linux era undeva la limita sa, incepuse sa mearga prost, oricat de mult ne-am fi straduit noi... Le-am explicat ca nu putem face minuni si ca, la numarul de utilizatori la care ajunsesera, deja se impunea o alta solutie", precizeaza Andrei Suciu.

Solutia
PRAS Consulting, Microsoft Gold Certified Partner, este o companie care face nu numai outsourcing de administare de retele, ci si proiecte de implementari, avand chiar un plus de expertiza pe mesageria unificata cu Microsoft Office Communication Server, competenta pentru care, in Romania, doar doua companii sunt certificate de catre Microsoft. Dintre acestea, una este PRAS.

Solutia pentru problemele de la GRS a venit, in mod firesc, la nivel de top: "Am migrat de la solutia de mesagerie Linux la Exchange Server 2010, cea mai moderna solutie de comunicare si colaborare existenta", spune Andrei Suciu. "Am instalat Microsoft Exchange 2010 si Windows SharePoint Services - inclus in licenta sistemului de operare Windows Server - si le-am configurat conform cerintelor lor. Le-am integrat cu tot ceea ce exista in sistemul IT al GRS. Acum, pe langa toate facilitatile oferite de noul sistem de e-mail, mai au si un sistem de urmarire integrata a task-urilor, la nivelul intregii firme, un sistem integrat de publicare a datelor de contact de business si un calendar integrat".

Pe langa mesageria electronica, facilitatile colaborative ale solutiei Microsoft Exchange 2010 sunt acum intens folosite de catre managerii firmei, lideri de echipa si supervizori, ca o modalitate de urmarire si de control a intregii activitati a companiei.

In plus, dupa ce au instalat produsul Microsoft, specialistii PRAS au publicat si serviciile de tip webmail, OWA - o facilitate folosita cand utilizatorul se afla la distanta, in fata unui alt computer decat cel pe care il utilizeaza de obicei - facand posibil ca utilizatorii de la GRS sa poata comunica de oriunde si oricand, ca si cum s-ar afla in companie.

Pentru protectia antivirus si antispam, PRAS a recomandat clientului sa foloseasca Forefront Protection 2010 for Exchange Server. FPE ofera protectie eficienta impotriva malware-ului si a spam-ului pentru ca include motoare multiple de scanare de la parteneri, lideri in securitate.

Despre plusurile pe care le aduce Microsoft Exchange Server 2010 fata de versiunea anterioara, Andrei Suciu precizeaza: "Sistemul este mai stabil. Sunt mult mai usor de implementat si mai stabile sistemele de back-up si disaster recoverysi indiferent ce "pica" din cadrul sistemului, serviciul isi mentine functionalitatea completa. Managementul sistemului este, de asemenea, mai usor de realizat, iar informatia este mai bine structurata. O alta diferenta este la accesarea prin interfata web a e-mailului: Outlook Web Access (OWA) din versiunea 2007 devine, la Exchange 2010, Outlook Web Application si arata altfel. Mai precis, o data cu Exchange 2010, cam toate capabilitatile clientului de e-mail Outlook or sa fie regasite prin aceasta interfata web. Acum ai toate facilitatile de management al contului si posibilitatile de configurare, de la un simplu mesaj de tipul "out-of-office", pana la reguli complexe de tratare a diferitelor fluxuri de mesaje, fara ajutorul IT-ului".

Beneficiile
"Siguranta ca marfa pe care o vinzi nu se pierde si nu intarzie..."
Functionalitatea extinsa a noului sistem de comunicare de la GRS si stabilitatea in functionare sunt primele beneficii vizibile. Directorul general al companiei, Cosmin Raducu-Efrim, spune: "In afacerea pe care am dezvoltat-o, ca in tot ceea ce inseamna outsourcing, conteaza foarte mult informatia pe care o transmiti si pe care o primesti. Ori, daca nu ai o stabilitate a sistemului - ca sa primesti la timp si corect informatiile - risti sa pierzi enorm". Sa pierzi informatii este neplacut pentru oricine. Dar mai ales pentru aceia pentru care informatia este tocmai marfa pe care o vand.

Dar acum, securitatea sporita a datelor, backup-ul in timp real, posibilitatea de recuperare a datelor, restaurarea imediata a e-mail-urilor pierdute, pe care le ofera noul sistem de comunicare, toate acestea le dau managerilor GRS siguranta ca nu isi vor pierde aceasta marfa, informatia.

Andrei Suciu mai precizeaza: "Microsoft Exchange 2010 are o facilitate - recovery deleted items - prin care, chiar daca ti-ai sters definitiv e-mailurile, serverul tot le mai pastreaza cateva zile. Fiind vorba despre multi utilizatori, aceasta facilitate este foarte importanta... De asemenea, arhivarea e-mailului este oferita din server, ceea ce face simpla regasirea unor informatii mai vechi despre care, la un moment dat, puteai crede ca nu iti mai sunt de folos. Si securitatea este mult mai buna. Acum comunicarea, indiferent daca este in interior sau cu exteriorul organizatiei, este criptata..."

Faptul ca accesul oricaruia dintre utilizatori la resurse se face mai usor, ca e-mail-urile se gasesc toate pe server si ca backup-ul se face centralizat, presupune automat si un volum potential mai mare de e-mail-uri stocate, dar si posibilitatea de a stabili limite (oricat de mari) ale volumelor de mesaje, pe grupuri de utilizatori.

Inainte de schimbare, cand managerii trimiteau o informare generala si mai multi utilizatori accesau mesajul in acelasi timp, apareau probleme de stabilitate. In plus, din cauza ca vechiul sistem isi atinsese limitele, functionarea vechiului server de e-mail trebuia sa fie intrerupta cel putin o ora pe zi, pentru verificari. Acum, utilizatorii vad numai ca serverul de e-mail merge continuu.

Plusul de facilitati adus de solutia Microsoft ofera totodata si un plus de viteza in realizarea contractelor.

Adesea, de la GRS sunt trimse catre clienti fisiere mari: baze de date, rapoarte etc. Cu vechea solutie Linux, era necesar ca asemenea documente sa fie incarcate pe un spatiu virtual de tip FTP si, apoi, sa fie anuntati clientii, prin e-mail. Dar clientii prefera sa fie doar la un click distanta de informatia primita si sa nu isi consume timpul cu aceasta succesiune de pasi: citirea mesajului, inregistrarea pe contul FTP ca utilizator, cu parola si apoi descarcarea documentului. Faptul ca acum pot fi trimise documente atasate mari a insemnat un castig important de timp si pentru GRS si pentru clientii sai. Toate acestea le rezuma Cosmin Raducu: "Acum vedem ca lucrurile s-au schimbat: sistemul cel nou este foarte stabil: 99,9% din timpul de functionare. Iar optiunile pe care ni le ofera, posibilitatile de integrare cu alte aplicatii, functionalitatea... toate sunt de doua ori mai mari decat inainte. Mai mult: stabilitatea pe care o confera aceasta solutie ne aduce si un plus de imagine. Iar prin castigarea increderii clientilor, ne poate aduce chiar si contracte noi".

Administrare mai simpla - costuri recuperate rapid
Odata cu introducerea Exchange 2010, efortul de gestionare a utilizatorilor si a parolelor s-a redus la jumatate, pentru ca autentificarea e acum aceeasi cu cea din retea, cu conturile Windows. Totodata, organizarea conturilor de e-mail si a utilizatorilor, a drepturilor de acces si de utilizare, este mai usoara si mai putin costisitoare, din acelasi motiv - managementul se face unificat cu Active Directory.

Asadar, noua solutie de comunicare de la GRS, bazata pe tehnologie Microsoft, necesita o administrare mai simpla si, implicit, cu un plus de eficienta. "Cei de la GRS au inteles ce investitii sa faca astfel incat afacerea sa le creasca intr-un mod controlabil si eficient. In timp, se va vedea si un cost scazut pe partea de administrare. In mod cert. In plus, la cat ne chinuiam noi cu administrarea vechiului sistem, la cat timp pierdeau ei, din cauza lipsei de facilitati... indraznesc sa spun acum - tinand cont de numarul de utilizatori, pe de-o parte, si de facilitatile oferite de Exchange, pe de alta - ca pentru recuperarea investitiei... un an este mult!", precizeaza Andrei Suciu.

Organizarea propriei activitati si colaborarea cu ceilalti - mai usoare, de oriunde
Nevoia celor de la GRS, de a trece la o solutie moderna de mesagerie, a plecat si de la cerinta de organizare superioara a propriei activitati. In primul rand, managerii - care foloseau doar serviciile de e-mail cu Outlook Express - aveau nevoie si de alte facilitati, cum sunt cele oferite de Microsoft Office Outlook. Inainte, tot sistemul de management operational intern se realiza ori in Excel, ori cu creionul pe hartie, iar managerii aveau tot felul de documente stocate prin diferite locuri. Apareau cazuri in care, cautand anumite informatii si lucrand in echipe, era necesar sa se conecteze pe mai multe computere din firma, ca sa gaseasca toate datele ce le erau necesare. In schimb, pentru comunicare, erau legati de un anumit computer. Acum, cu Exchange Server 2010 - si gestionand sarcinile, calendarele, intalnirile etc din Microsoft Office Outlook - toata activitatea este mult mai simplu de organizat, dintr-un singur loc, iar utilizatorii noului sistem inregistreaza imediat o imbunatatire a eficientei zilnice. Fiecare devine mai eficient in comunicare si isi poate folosi mai eficient timpul propriu. Dar sistemul ii mai aduce si un plus in ceea ce priveste colaborarea.

"Prin natura activitatii noastre, odata cu cresterea numarului de oameni creste atat numarul echipelor cat si al celor care le conduc. Automat, acest sistem ne permite colaborarea, ne faciliteaza comunicarea cu agentii, distribuirea de sarcini cu termene limita, usor vizibile de catre toti membrii echipei etc. Putem sa delegam sarcini, sa partajam calendare comune", spune Cosmin Raducu-Efrim. Iar Andrei Suciu precizeaza, la randul sau: "Sistemul de e-mail pe care il aveau nu era unul colaborativ. Microsoft Exchange 2010 rezolva foarte usor aceasta problema si asigura un plus de efienta - comunicarea intre membrii echipei este mai rapida. Iar prin integrarea cu SharePoint fiecare proiect are folderul sau, cu acces permis membrilor echipei care il deruleaza".

In plus, solutia actuala de comunicare de la Microsoft aduce ca beneficiu si capabilitatile oferite de tehnologiile noi ce faciliteaza comunicarea si accesul de la distanta al resurselor. Cu OWA, un utilizator autorizat poate chiar sa acceseze resurse partajate in retea, din exterior, de pe un computer aflat oriunde, in baza contului pe care il detine in organizatie. Acest acces de la distanta al resurselor este posibil acum datorita integrarii perfecte a solutiei de comunicare si colaborare cu celelalte servere ale companiei.

Andrei Suciu subliniaza: "Cu OWA, nu imi trebuie decat sa gasesc un computer cu acces la Internet. Iar faptul ca ai Outlook-ul propriu usor de accesat de oriunde din lume, de la calculatorul oricui, fara a cara cu tine laptop-ul, creaza si posibilitatea luarii unor decizii mai rapide, pe baza unei informari complete si corecte, la costuri mult mai reduse, chiar si fata de cazul folosirii unor dispozitive mobile. Exista, adevarat, si facilitatea suplimentara oferita de catre Exchange, de ActiveSync, pe anumite telefoane mobile si care nu necesita abonament la furnizor. La GRS aceasta facilitate inca nu este folosita, insa urmeaza sa o activam in curand".

Directorul general al GRS, Cosmin Raducu-Efrim, are deja certitudinea ca va recupera rapid costurile de achizitie ale solutiei, prin numeroasele beneficii pe care le aduce noul sistem: "Am dorit sa avem o solutie de mare actualitate si acum suntem foarte multumiti, ca dealtfel, de toate produsele Microsoft. Merita sa faci aceasta investitie".


> ACO: Migrare de la open source la MS Exchange 2010


> ACO: O infrastructura complexa, dezvoltata si modernizata de PRAS


> Bacania Veche: Bacania devine mai productiva cu Microsoft Office 365


> Colliers International Romania: Parteneriat de 5 ani in domeniul externalizarii serviciilor IT


> Corporate Office Solutions: 8 ani de servicii PRAS


> Dragomir si Asociatii: Implementare Microsoft Office 365


> Educativa: Implementare Microsoft Office 365


> EPTISA: Orice problema de IT este rezolvata de catre PRAS


> GRS: Migrare de la Linux la Microsoft Exchange Server 2010


> GRS: PRAS Consulting ofera de sase ani cel mai bun suport IT


> GRS: Stabilitatea asigurata de platforma de securitate Microsoft Forefront


> Hobas: PRAS Consulting este furnizorul IT al companiei


> Pracctice Limited UK: Infrastructura redundanta si stabila pentru email hosting


> Primaria Sectorului 2: Microsoft Lync Server 2010, program performant pentru salariatii Primariei Sector 2


> Primaria Sectorului 2: PRAS Consulting este furnizorul de servicii IT al Primariei


> Primaria Sectorului 2: Solutie de securitate Kaspersky


> Provident Financial Romania: Provident migreaza la Office 365 si reduce cu 50% costurile solutiei de e-mail


> Rombiomedica: Cele mai noi tehnologii pentru modernizarea infrastructurii IT


> Rombiomedica: Infrastructura complexa dezvoltata de PRAS


> Banca multinationala: Solutiile Microsoft au adus stabilitate si eficienta activitatilor bancii


> Companie din domeniul telecom: Sistem modern de Fax Hosting bazat pe solutia Fenestrae


> Companie din domeniul utilitatilor publice: Migrare la MS Exchange 2010 si Audit DNS




adresa:
Str. Stefan Negulescu Nr. 44
Bucuresti S1, 011654, Romania
email: info@pras.ro

telefon: (+4) 0372 705 618