În mod curent, conform estimărilor autorităților, riscul de contaminare cu COVID-19 este în continuă creștere în România. Un motiv care determină tot mai multe companii locale să ne contacteze pentru a discuta despre soluţii care să permită angajaților să lucreze de acasă. Este o măsură preventivă justificată, având în vedere că, în cazul declanșării unei pandemii și instituirii unor noi măsuri restrictive, asigurarea continuității activității devine o problemă reală pentru orice tip de organizație.
Înainte de a discuta însă despre soluții, trebuie să înțelegeți provocările cu care vă veți confrunta în cazul în care scenariile pesimiste se vor întâmpla. (Avem deja clienți din Italia, unde, din nefericire, acest lucru s-a întâmplat deja.)
În primul rând, va trebui să adoptați din mers o strategie de tipul BYOD (Bring-Your-Own-Device), care să permită angajaților să își folosească device-urile personale în scopuri profesionale. Nu e un lucru facil, pe de o parte pentru că va trebui să realizați înrolarea respectivelor echipamente de la distanță, iar pe de alta din cauza rezistenței utilizatorilor finali la acceptarea măsurilor de monitorizare și control pe care ar trebui să le instituiți. Aveți în vedere că este dificil să impuneți unui angajat ce aplicații are dreptul să folosească atât timp cât este vorba de „terminalul“ acestuia. Așa cum vă spuneam și aici, în condiții normale 70% dintre angajații care își folosesc device-urile personale la muncă utilizează și „propriile“ aplicații pentru realizarea sarcinilor de serviciu. Și o fac, în majoritatea cazurilor, fără aprobarea departamentelor IT. Din fericire însă, la PRAS avem soluții și pentru aceasta problemă.
Apoi va trebui să vă pregătiți infrastructura pentru ca aceasta să poată suporta mai multe accesări simultane de la distanță. Nu vă bazați pe estimări generalist-optimiste – de genul „Las’ că duce!“ –, faceți o analiză riguroasă pentru a stabili măsurile care se impun și puneți-le în aplicare din timp. Dacă nu dețineți intern expertiza necesară, apelați cu încredere la noi – avem competențe și experiență și vă putem garanta disponibilitatea de care aveți nevoie în mod real.
În al treilea rând, trebuie să le asigurați angajaților care lucrează de la distanță condițiile necesare pentru a putea colabora unii cu ceilalți. Iar acest lucru nu se referă doar la comunicarea audio-video, pe care orice smartphone o poate realiza, ci și la partajarea de documente – pe care să poată interveni în timp real și simultan mai mulți utilizatori –, la planificarea și realizarea de reuniuni virtuale ale membrilor unei echipe, la folosirea în comun a instrumentelor de project management etc. Soluția pe care v-o recomandăm în acest sens este suita Microsoft Teams, care vine la pachet cu Office 365 și despre care puteți găsi mai multe detalii aici.
Un alt aspect critic pe care trebuie să îl luați în calcul este securitatea utilizatorilor și protecția datelor pe care aceștia le accesează. Angajații care lucrează de acasă au nevoie nu doar de instrumente Office, de aplicații de lucru colaborativ și soluții de comunicare pentru a-și desfășura activitatea, ci și de accesarea sistemelor core-business (ERP, CRM etc.), a bazelor de date și a serverelor de fișiere din interiorul companiei. Fiecare accesare a acestor resurse din afara perimetrului de protecție al organizației voastre generează, pe de o parte, probleme de performanță la nivelul rețelei și aplicațiilor respective, iar pe de alta – riscuri de securitate.
Provocarea este direct proporțională cu nivelul de eterogenitate al echipamentelor prin care se realizează aceste accesări – departamentul vostru IT trebuie să țină sub control tipuri diferite de device-uri (smartphone-uri, tablete, laptop-uri, desktop-uri), provenind de la producători diferiți, pe care rulează variate versiuni de sisteme de operare etc.
Soluția uzuală adoptată de majoritatea companiilor în astfel de cazuri este tehnologia Virtual Private Networks, care asigură partajarea securizată a informațiilor între diverse puncte de lucru, prin criptarea end-to-end a conexiunilor Internet, indiferent de tipul echipamentelor utilizate, de locul din care se realizează accesarea și de resursele care sunt folosite. Atenție însă! – nu toate protocoalele de criptare sunt create egal, fiecare are propriile avantaje și dezavantaje. Și în acest caz, dacă nu vă descurcați în hățișul de acronime – PPTP, SSL/TLS, L2TP, IPsec, SSTP, IKEv2/IPsec etc. –, specialiștii noștri vă stau la dispoziție.
Amenințările de securitate sunt variate, numeroase și tot mai complexe, de aceea vă recomandăm să adoptați o abordare de securitate pe mai multe niveluri, folosind soluții accesibile; precum Microsoft Authenticator, cu ajutorul căruia angajații voștri nu trebuie să mai țină minte zeci de parole complicate pentru a se autentifica. Sau Azure Information Protection, care vă avertizează automat atunci când documentele confidențiale sunt expediate către destinatari neautorizați. Sau firewall-urile de nouă generație FortiGate, special concepute pentru companii de dimensiuni medii și mici și care integrează și funcționalități antivirus și anti-spyware, de detecție a intruziunilor, prevenție a pierderilor de date, inspecție trafic criptat, filtrare Web etc.
COVID-19 face din lucrul la distanță o „opțiune“ pe care majoritatea companiilor trebuie să o ia în considerare. Noi vă putem ajuta să luați deciziile necesare pentru a ține riscurile sub control în cunoștință de cauză, în conformitate cu nevoile voastre și bugetele disponibile.
